Comunicación interna: Las ventajas de las nuevas tecnologías

No importa el tamaño de la empresa, todos necesitan solucionar o adoptar estrategias para que cada uno de los elementos involucrados en la comunicación interna fluyan con rapidez entre ellos.

Compartir archivos, acceder a bases de datos de clientes desde cualquier parte, conocer las novedades de la empresa, enterarse sobre los nuevos miembros del equipo de trabajo, poner al alcance de todos los cambios en el sistema de calidad, trabajar en equipo sin necesidad de estar en el mismo espacio, fluidez en los procesos de compra, reírse con los chistes del momento, conocer nuevas oportunidades de carrera en la organización, gestionar eficaz e interactivamente el plan de formación interno, anunciar la venta o interés de compra de un coche por parte de cualquier trabajador, felicitar a quienes están cumpliendo años o a aquellos que lo merecen por un buen trabajo realizado, realización de cursos on line (e-learning), programas de acogida que sean más agradables que los casi siempre voluminosos manuales impresos, acceso a, valga la redundancia, manuales de procesos en forma clara y rápida y, para no seguir extendiéndonos, consulta de la biblioteca física o virtual de la compañía, son elementos comunes en empresas con aspectos tan sencillos como, verbigracia, deslocalización geográfica y más de dos ordenadores. ¿Se imagina cuántas empresas se han planteado preguntas a por lo menos dos o tres de las actividades cotidianas que hemos citado?. Respuesta: Millones.

Esto no es un tema que se puede abordar sólo desde la óptica tecnológica, toda vez que cada uno de los miembros de la organización tendrá necesidades que solventar y, por tal motivo, querrá participar. Desde el área del talento humano, sobran razones para argumentar la adopción de una plataforma de comunicación interna que permita facilitar procesos rutinarios y sobre todo, que contribuyan a mejorar el clima laboral.

¿Será esto un sueño que haya tenido alguna vez?.: Acceso a cursos interactivos, evaluación y seguimiento de alumnos en forma automática, una plataforma de e-learning que no demande grandes conocimientos técnicos para su manejo, gestión interactiva del plan de formación, apoyo a la estrategia de employer branding, evaluaciones interactivas, feedback de 360º, chat al mejor estilo ICQ o Messenger, automatización de currículum de colaboradores internos o externos, dar a conocer las novedades del área, publicar en Web automáticamente sin necesidad de manejar HTML, etc.... ¡No!, no es un sueño, es una realidad.

La incorporación de nuevas tecnologías es de vital importancia desde el área de recursos humanos y la relación beneficio / coste es ampliamente favorable para la empresa. No se trata de salir al mercado y comprar la intranet o extranet más costosa, sino que se realice un minucioso estudio sobre cual debe ser la mejor plataforma de comunicación para su organización y, que su proceso de implantación sea el más exitoso.

Facilite el trabajo, permita que fluya la comunicación entre los miembros de su equipo, observará, sentirá y escuchará resultados sorprendentes en su organización, que significará beneficios en el clima laboral y en la forma en la que lo percibirá su cliente externo.

El portal del empleado, intranet y/o extranet, son una clara respuesta de cómo se puede afrontar con nuevas tecnologías el eterno reto de pasar de una generación a otra información valiosa. Sin embargo, como todas las soluciones tecnológicas, éstas plataformas deben ser vista como una parte del todo y no perder de vista la importancia de integrarlas, entre otras cosas, con el estilo de comunicación interno, de acompañarse con un sistema de mensajería instantánea, conceptos de escalabilidad, flexibilidad, estadísticas y niveles de seguridad, así como de estrategias de contenido y de marketing al cliente interno, de tal forma que las personas se involucren de forma activa y desprevenida en el proceso de transmitir el conocimiento tácito existente en sus manos y que recurran al esquema de gestión de la organización, para atender cualquier tipo de inquietudes que puedan existir.

3M, "La Fábrica de Inventos", como titula un artículo de la revista Emprendedores, señala que "una idea nunca muere. En 3M se archivan todas en espera de su aplicación". Un ejemplo de ellos es la invención del Post-it. Cuando todo el mundo trataba de crear el adhesivo más fuerte, Silver Spencer desarrolló un pegamento que "pegaba poco y muchas veces". Al carecer de una aplicación inmediata, quedó almacenado en el "archivo de ideas", hasta que uno de sus compañeros, Art Fry, pensó que podía ser un marcador de libros, y así se lo presentó a sus superiores. Su jefe le respondió "Me parece bien, pero no sé si tendrás mercado". Estas palabras estaban escritas en el propio Post-it, que no tardó en convertirse en un producto de impacto con la aplicación de notas de quita y pon.

La reflexión aquí no es saber si en 3M utilizan o no una superpoderosa plataforma de gestión y de comunicación sino, que hubiese pasado sino gestionaran correctamente el conocimiento generado. Muchos difícilmente recordarían llamadas o tareas urgentes de no ser por los útiles Pos-it adheridos a la pantalla del ordenador...........o no?.

Cada día cobra más importancia la necesidad de que el área de recursos humanos vaya más allá de su tarea de ser responsable de la comunicación interna y del buen funcionamiento interno de las organizaciones; el reto es escoger la estrategia adecuada y las herramientas tecnológicas idóneas para que el conocimiento de su empresa esté al servicio de todos.

Fuente: AreaRH

volver a los artículos de hosting